Reducir los gastos en un almacén industrial es uno de los aspectos que más suele preocupar a las empresas, tanto si se trata de un almacén logístico o de distribución, como si la empresa almacena las materias primas que necesita para producción propia. Además, en épocas de inestabilidad o de incertidumbre económica, cualquier reducción u optimización de los gastos puede traducirse no sólo en un aumento del margen de los beneficios, sino en un incremento de la competitividad.
Aunque siempre es un buen momento para optimizar nuestros costes, el escenario actual nos invita aún más a ser prudentes y tratar de reducirlos para asumir de la mejor forma posible el incremento generalizado de precios de las materias primas y de los suministros de energía que están sufriendo muchos sectores industriales, así como las altas tasas de inflación y la subida de los tipos de interés. Según el Gobierno catalán, el crecimiento de la economía catalana se ralentizará hasta 2023: de acuerdo con el Informe anual de la economía catalana 2021, ésta crecerá este año un 4,9%, mientras que en 2023 el crecimiento será del 2,9%.
Cabe decir que el 2021 fue un año con un crecimiento económico significativo para la mayoría de sectores, y donde la industria catalana tuvo un crecimiento del 5,6%. Tanto la economía como el mercado laboral han mostrado una increíble capacidad de adaptación y resiliencia frente a los contratiempos de los últimos tiempos.
Sin embargo, como hemos comentado antes, vale la pena ser previsores y aprovechar para poner en lugar algunos aspectos de nuestro almacén industrial que nos ayuden a ahorrar costes, al tiempo que evitamos errores en los pedidos que nos puedan hacer perder clientes y afecten a nuestra reputación. Una de las consecuencias que han tenido las actuales circunstancias sociales y económicas es que muchos almacenes tienen más referencias que nunca —especialmente los logísticos y de venta online—, pero tienen menos personal, lo que puede dar pie a más errores en los pedidos y en la organización y gestión en general.
1. Un entorno de trabajo limpio y ordenado
La frase «un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio» debería ser la máxima de cualquier almacén. Además de favorecer los errores en los pedidos y en el stock, un almacén sucio y desordenado hace que el ambiente de trabajo y las propias personas sean más desorganizadas, cometan más errores y sean menos productivas. En este sentido, es recomendable automatizar lo máximo posible las tareas del almacén, por ejemplo con sistemas de picking automatizados y un SGA, que facilitarán al personal la preparación y expedición de pedidos, o el control del stock de cara a producción.
2. Controlar el stock al máximo
Uno de los principales problemas que tienen los almacenes, y donde las pérdidas -o el ahorro- pueden ser más patentes, es el stock. Para evitar sobrestocaje o rotura de stocks, y poder realizar una rotación adecuada de las materias que tienen caducidad, es necesario en primer lugar un sistema de almacenamiento que se adapte a cada empresa, y en segundo un software de control de stocks. Las empresas logísticas o grandes empresas acostumbradas a gestionar una alta cantidad de referencias suelen tener ya este tipo de sistemas, pero entre las pequeñas y medianas empresas todavía los hay que no han digitalizado ni automatizado muchos procesos del almacén que les pueden estar saliendo más caros de lo que parece.
3. Cuidar al personal de almacén
Aunque no lo parezca, uno de los errores que afectan al coste del almacén es la rotación de personal, que suele comportar la frecuente incorporación de personal poco experimentado. En ocasiones las empresas están acostumbradas a asumir que el personal de almacén aporta poco valor añadido. Pero, en realidad, la curva de aprendizaje, la elevada rotación y la desmotivación del personal de almacén tienen un coste real para la empresa. Tener personal experto, que conozca el funcionamiento del almacén e incluso nos ayude a optimizarlo y hacerlo más eficiente es esencial para no incurrir en costes innecesarios.
4. Reducir el embalaje al mínimo necesario
El embalaje es uno de los puntos de pérdida de valor del almacén. Un coste necesario, pero inevitable. Muchas empresas siguen utilizando los mismos sistemas de embalaje de toda la vida, pero surgen constantemente alternativas más eficientes y económicas que podemos valorar. Además, podemos optar por opciones de embalaje más sostenibles que no perjudiquen al medio ambiente y nos den valor añadido como empresa.
Los cuatro puntos que hemos expuesto son los que más a menudo ayudan a las empresas a reducir costes y mejorar la eficiencia de su almacén, pero pueden haber otros más específicos relacionados con su actividad. Una última sugerencia: Se puede realizar una reunión de brainstorming con el personal de almacén y los responsables, donde todo el mundo aporte ideas para mejorar el funcionamiento de este departamento, o para detectar problemas o procesos ineficientes.
Fuentes: La Vanguardia, Generalitat de Catalunya, RemaxDoors.
